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服务业企业如何选择管理软件

  现代服务业企业管理和运营中,电脑软件扮演着重要的脚色。电脑软件可以帮助企业运营和管理的主要环节有:记账收银、库存、财务报表、会员管理等。一套好的管理软件可以帮助企业提高自动化程度、提高工作效率、提升业务的规范化程度;软件收集的信息有利于加快企业对市场变化的反应速度、减少内耗、减少对高级员工的依赖、减少每天每月的核算工作量等等。所以越来越多的商业和服务业企业开始选择使用软件来进行业务管理。需要特别注意的是:软件和一般的商品有着很大的区别,功能相似的软件用起来往往截然不同,效果也会相差很大。因为一旦软件实施后,员工的很多时间会花在软件上,业务要通过软件来完成,投资要通过软件来回收。北京矽科华星科技有限公司副总经理姜哲宇认为:一套管理软件就像是一本写满管理经验的书,好的书每一次读都会有新的心得,使用好的管理软件也是一样。所以如何选择管理软件是一个需要慎重、全面考虑的问题。根据我们的经验,特别要注意以下几点。

  1、明确需要的核心功能

  选择软件,必须回答这个问题:我需要软件做什么?例如,北京第一健身连锁,用软件一是为了记账、二是为了管理会员。这两点是管理的核心环节。有的用户没有明确的目标,挑选软件时认为功能越多越好,买了开始用以后,往往发现有些功能太复杂,素质稍差的员工根本无法掌握,而且这些多余的功能还会干扰用户使用真正需要的核心功能。明确了自己需要的核心功能后,对于软件中的这些功能,要了解得越完善越好,千万不要马虎。一定要请软件销售人员给你演示清楚,因为有的软件厂商,为了迎合客户的心理,制作了一些似是而非的功能,看上去好像有,但真正用起来以后,却发现根本没法用。

  2、要学会围绕软件展开业务

  一个好的软件中的管理思想比实际需求都有一定的超前性,因为好的软件是在其他用户成功实施的基础上发展起来的。软件开发人员可以不断通过用户的反馈意见改进软件,集体的智慧往往比一个人的想法更全面。有的用户喜欢用自己的想法来要求软件,认为软件如果按照自己的要求做就好了,但是实际中,这样个性化操作的成本是相当高的,而且无法进行维护。这就像一个建筑师,不遵循国家标准,根据不同顾客的需求设计了不同尺寸的房子,不但造起来相当困难,而且质量无法保证,也没法进行维修。因此,真正成功的经营者往往围绕软件展开业务。对于一个没有经验的经营者,这样做可以借鉴其他企业管理的先进经验,可以避免走很多的弯路。
  当然,如果一个企业的财力允许,对软件理解得深,在基本模块的基础上针对业务来开发额外的模块也是可行的。但是,请一定做好成本预算。例如,如果增加的功能需要一个程序员开发一个月,那末,这项功能真正实施到位使用起来的话,所需要的成本至少是一个程序员三个月的工资。

  3、领导要直接关心管理软件的实施

  信息化是任何企业管理的最重要的环节之一,一个成功的经理一定比自己的员工更了解管理软件的功能。有很多信息化失败的例子,原因在于经理对管理软件的功能漠不关心,一窍不通造成的。国外的公司管理层,往往是由总经理亲自负责,开始时亲自使用,发现问题时,亲自解决。当运转顺畅后,再交给其他人负责,谁要想浑水摸鱼都没有可能。

  4、避免一味的追求便宜

  软件中包含的管理思想和使用方法是软件开发者决定的,是软件开发者价值的直接体现。另外,实施和售后服务的人力成本也在软件价值中占有很大的比例。一味的追求便宜,就像在招聘时一味的压低工资,是无法找到好的经理人员的。实际上,不断压价不可避免地会造成软件提供商降低服务成本,最终吃亏的还是消费者自身。质量好的软件价格可能比较高,但后期使用、维护比较简单,很容易把前期多投入的购买成本节省出来。
  有的销售商为了迎合客户贪便宜的心理,往往只卖硬件或会员卡,软件白送,在硬件和会员卡上把钱赚到手。产品出了问题以软件白送为借口,逃避保修,逃避责任。

  5、了解软件开发商的诚信程度

  软件是一个难以从表面衡量的东西,找到一个好的软件提供商,就像是为自己的企业找到了一个好的朋友,他会伴随你的企业一起发展。交朋友、做生意讲究以诚待人,选软件也是同样的道理。企业管理软件市场目前鱼龙混杂,存在着一些“忽悠”到钱就“甩手不管”的开发商。这些人只顾眼前利益,损害了整个行业健康发展。他们一般有几个特点,一是基本靠忽悠,销售技巧比较高,但软件的细节讲不出来。二是客户什么要求都能答应,但是没有退货期。三是付款以个人银行帐户为主,没有正规公司帐号。最后是一般没有公司办公室、没有专用的服务电话、没有产品包装和说明书,但网站作的可能比较好。如果仔细研究一下这些公司的网站,利用搜索引擎可以很容易地发现他们的漏洞:这些网站上原创的东西很少,其专业文章大都是东拼西凑抄袭而来。连文章都要抄袭,其软件会是什么水平呢?

  6、了解软件开发商的用户数量

  好的东西选择的人多。如果你找到一个你的同行,他使用某种软件效果不错,那么,选择这款软件是不会有大的问题的。

  7、明确售后服务是否可以得到保障

  任何东西都会有问题的,在购买时就要问清楚自己将得到什么样的售后 服务。最好用合同的形式把它确定下来。

  8、使用管理软件的缺点

  使用软件可以迅速、准确、详细地掌握商品、库存、会员的全部数据,使得经营者在市场调查、内部管理、决策咨询、雇员部门考评方面如虎添翼,并大规模地降低经营成本,大范围内快速部署新的业务。但它并不是全是优点,我们也要认识到它的局限性。首先是投入大:使用管理软件需要购买电脑硬件和软件,而且维护电脑正常运转的人力、维修、电力、上网成本也不低。我们初步计算,不包括人力,每家店需要购买的电脑、打印机、刷卡器、软件等一次性投入在7000元以上,每年电费在1500元左右,如果联网,成本每年又要多1000元。其次是起步成本高:主要是指员工上岗前需要额外的软件培训,员工上岗初期使用不熟练等等。
  矽科华星为了降低企业的使用电脑成本,设计了可以离线操作的专机专用收银系统,可以降低电费成本70%。

  以上几点,是矽科华星在四年来帮助客户选择软件时的一些心得,希望可以在大家选择软件时有所帮助。

注:本文原文针对一般的服务业企业,中国体育资源网采纳时,针对健身俱乐部对一部分做了修改。链接地址:《健身俱乐部和体育场馆如何选择管理软件》

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